Parmi les principaux défis pour les organisations en 2021, l'accès et l'échange d'informations et de connaissances occupent la première place. Cela dit, le plus gros problème reste l'augmentation démesurée de la production d'informations, rendue encore plus facile par divers outils de partage. L'externalisation des serveurs de l'entreprise et la rotation du personnel y sont également pour beaucoup. Tout cela a rendu trop complexe l'utilisation de l'information, ainsi que sa gestion et sa conservation. Justement, en vous aidant de cet article, vous connaîtrez les meilleurs moyens d'éviter une boule numérique.
Comment se forme une bosse numérique?
Une bosse numérique se forme généralement de plusieurs manières. Vous pouvez, par exemple, commencer par créer ou enregistrer un document. En effet, tout le monde n'a pas forcément le temps de préserver la confidentialité des informations contenues dans les documents qu'il manipule. Il est également possible que vous n'ayez pas les connaissances nécessaires pour le faire. De ce fait, chaque employé génère une série de fiches et d'erreurs non négligeables telles que des erreurs de dénomination, de classement, des problèmes de codage, de duplicité, etc. La plupart du temps, ces gestes ne correspondent pas aux normes en vigueur au sein de l'entreprise et c'est ce qui forme les flots d'informations. De plus, cela représente un risque financier et juridique important en cas de perte ou de suppression par erreur de documents sensibles. En outre, l'organisation peut subir des pertes financières car l'analyse de masse numérique a un coût informatique assez élevé.
Quelles sont les approches utilisées pour éviter l'encombrement numérique?
Actuellement, il existe deux approches pour lutter efficacement contre le volume numérique, notamment :
L'utilisation de logiciels embarqués basés sur l'intelligence artificielle
Pour que cette méthode fonctionne, plusieurs départements doivent être gelés en même temps. Dans un premier temps, le service records management collecte et centralise les dossiers. Ceux-ci sont ensuite traités par une usine en vrac. Par la suite, un autre service doit les valider avant de les réintroduire dans la chaîne documentaire. Cela vérifie le contenu en double et l'indexation des fichiers. De plus, il vise à analyser en profondeur le contenu sémantique, la structure de l'organisation ainsi que le contenu métier des documents. C'est très pratique puisque cette analyse permet de séparer les documents les plus utiles à l'activité de l'entreprise et de valoriser son patrimoine documentaire. Une fois les numérisations terminées, les documents sont automatiquement classés selon les normes prédéfinies de l'entreprise. Avant d'être classés et synchronisés, les fichiers doivent encore être soumis à des règles de confidentialité et de protection des données. A ce jour, il n'existe encore que quelques logiciels capables de traiter de façon autonome le volume numérique.
Utilisation de logiciels open source
La plupart du temps, l'utilisation de logiciels open source s'accompagne toujours de l'expertise d'un spécialiste. Cette approche repose sur 4 étapes bien précises. Analyse, cadrage des opérations, traitement et réintroduction des dossiers après quelques ajustements. Cependant, cette approche n'est efficace que si le volume de documents à traiter n'est pas trop important. De plus, il n'est pas non plus adapté à un nombre relativement élevé de typologies documentaires. Cela dit, cela peut être un excellent moyen d'arrêter un risque potentiel de volume numérique.